ملخص ادارة الشراء والتخزين

[HFAYYAD]

اعزائي

اقدم لكم ملخص لاهم ما في ادارة الشراء والتخزين من الوحدة التاسعة الى نهاية الوحدة الثانية عشرة.

اتمنى ان يحوز على رضاكم.

ولا تنسونا من خالص الدعاء.

مع تمنياتي للجميع بالنجاح والتوفيق. .

بسم الله الرحمن الرحيم

ادارة الشراء والتخزين

الوحدة التاسعة

مراحل اختيار مصادر التوريد

المرحلة الاولى: الاختيار الاولي.

اهداف الاختيار الاولي:

1) تحديد الموردين الذين يقومون بتصنيع الاحتياجات المطلوبة او الذين تتوفر لديهم هذه الاحتياجات من التجار، وجمع المعلومات عنهم.
2) تحديد قائمة باسماء الموردين الذين يمكن الاعتماد عليهم في توريد احتياجات المنشأة.

المرحلة الثانية: تقويم الموردين.

اهم معايير تقويم الموردين:

1) الموقع الجفرافي.
2) حجم الطاقة الانتاجية الاضافية لدى المورد.
3) درجة التقدم الفني للمورد.
4) مدى استقرار العلاقات الصناعية لدى المورد.
5) الاعتبارات المالية لدى المورد.

عوامل اخرى ذات قيمة:

1) سمعة المورد.
2) الرقابة على الانتاج في مصانعه.
3) اسلوب معاملة المورد لعملائه وزبائنه.
4) سهولة وصعوبة اجراءات التوريد التي يتبعها المورد.
5) صيانة المصنع لدى المورد وقلة احتمالات توقف العمل الانتاجي لديه.

المرحلة الثالثة: المفاوضات.




اهداف المفاوضات:

1) الحصول على افضل سعر.
2) الحصول على افضل شروط لدفع القيمة.
3) الحصول على افضل شروط شحن.
4) الحصول على افضل مواصفات.
5) الحصول على افضل تسهيلات "خدمات" ( صيانة وقطع الغيار ).
6) تحقيق التعاون وتدعيم العلاقات الحسنة مع المورد.

مؤهلات المورد المناسب:

1) توفير الجودة المناسبة ( سياسات واجراءات انتاجية جديدة ).
2) توفير الكمية المناسبة.
3) توفير السعر المناسب.
4) توفير الحاجة المطلوبة في الوقت المناسب.

يتوفر السعر المناسب اذا توفرت الشروط التالية:

· الخصومات التي يقدمها لعملائه، من حيث الكمية وتعجيل الدفع.
· تسهيلات دفع القيمة التي يقدمها لعملائه.
· ايمانه بمصلحة المتعاملين معه.
· خدمات الصيانة التي يقدمها لزبائنه.


خصائص المواد المطلوبة واثرها في اختيار المورد:

1) نوع الصناعة.
2) الكمية المطلوبة.
3) مدى توفر المادة المطلوبة في السوق.







التفاوض:هواتصال وتشاور وتبادل للرأي بين البائع والمشتري يقود ( وقد لا يقود ) الى الاتفاق على الشراء والبيع للسلع والمواد.


اهداف التفاوض:

1) الحصول على انسب الاسعار.
2) انجاز المورد للعقد في الوقت المحدد.
3) التعاون وتحقيق علاقات حسنة مع المورد.

أهمية المركز التفاوضي للمورد:

1) مدى حاجة المورد للتعاقد.
2) درجة تأكد المورد من الحصول على العقد.
3) الوقت المتاح للمفاوضات.

أهمية المركز التفاوضي للمشتري:

1) درجة المنافسة القائمة.
2) كفاءة المشتري في تحليل الاسعار والكلفة.
3) درجة استعداد المشتري للمفاوضات.

معايير تقويم انجازات الموردين:

1) الجودة التي قدمها المورد عن المشتريات السابقة.
2) الاسعار التي قدمها المورد في المشتريات السابقة.
3) الخدمات التي قدمها المورد فيما يخص المشتريات السابقة. من خلال:

· مدى تلبية المورد لطلبيات الشراء العاجلة.
· مدى تلبية المورد لطلبات المنشأة فيما يخص تغيير بعض المواصفات.
· مدى تلبية المورد لطلبات الصيانة وكلفتها.
· مدى تلبية المورد لقطع الغيار العاجلة وغير العاجلة.
· هل كان المورد يستبدل الطلبيات غير المطابقة للمواصفات بسرعة؟

الوحدة العاشرة

الخصائص العامة لشراء الالات والمعدات الاستثمارية:

1) التباعد الزمني للشراء: هو عدم تكرار هذا الشئ كثيراً، فمعدل تكرار شراء المعدات الاستثمارية يمتاز بانخفاضه.

2) الفاصل الزمني للتوريد: طول الفترة الزمنية التي تفصل بين نشأة الحاجة وبين عملية التوريد، والتي غالباً ما تكون طويلة لان المنتجين يقومون بانتاجها حسب الطلب وليس للتخزين.

3) اسعار الشراء.

اعتبارات اختيار مصادر التوريد للآلات والمعدات:

1) الخصائص التشغيلية. خصائصها:

· وفورات التشغيل.
· الانتاجية.
· قوة التحمل.

2) الخصائص الهندسية.

3) خدمات الموردين. وتشمل:

· الدراسات من جانب المورد قبل الشراء.
· خدمة التركيب.
· خدمة تجربة الالات والمعدات والتدريب على تشغيلها.

4) خدمة ما بعد البيع. وتشمل:

· الخدمة في اثناء فترة الضمان: وتشمل الضمان المحدد ضد الفشل في تأدية الفرض المطلوب نتيجة خطأ في التصميم او عيب في اجزاء الالة.

· الخدمة بعد انتهاء فترة الضمان: وتسري هذه الخدمة بعد انتهاء فترة الضمان المحددة في العقد.

اجراءات شراء الالات والمعدات الاستثمارية:
1) تحديد الحاجة: حيث تشعر الادارة المستعملة للالات والمعدات بحاجتها الى تجديد بعض الاتها ومعداتها، او شراء الات ومعدات جديدة تضاف الى امكاناتها الحالية.

2) تحديد المواصفات: تحديد مواصفات الالات والمعدات المطلوبة، وغالباً ما تقوم الادارة الهندسية او التصميم بدور رئيس في هذا المجال.

3) مفاوضة الموردين: بعد تحديد المواصفات المطلوبة بدقة، تكون ادارة المشتريات قد جهزت قائمة باسماء الموردين ومعلومات عنهم، والذين يمكن الاعتماد عليهم في تلبية حاجة المشروع.

4) اختيار مصدر الشراء: اختيار افضل مصدر للشراء من خلال المعلومات المتاحة عن الموردين المحتملين.

5) التعاقد مع الموردين: ويتم بعد تحديد المورد الذي تناسب عروضه احتياجات المنشأة وشروطها وامكاناتها.

6) المتابعة: يمتاز شراء الالات والمعدات الاستثمارية بطول الفترة التي تفصل بين ارسال امر التوريد وبين الاستلام الفعلي، وهنا تظهر اهمية الحاجة لمتابعة عملية الشراء بصورة دقيقة ومستمرة.

دور ادارة المشتريات في شراء الالات والمعدات الاستثمارية:
1) توفير المعلومات.
2) ترتيب الاتصال بالموردين.
3) مراجعة المواصفات والعطاءات.
4) التحليل الوصفي.
5) تحليل العطاءات والتوريد.
6) المفاوضات والشراء والمتابعة.

اسباب ظهور الالات والمعدات المستعملة في السوق:
1) استغناء المنشأة عنها بسبب تقادمها بالقياس الى بدائلها المستحدثة.
2) تغيير طريقة الانتاج في المنشأة يؤدي الى الاستغناء عن الالات والمعدات المرتبطة بطريقة الانتاج القديمة.
3) عندما تنهي المنشأة نشاطها كلياً او جزئياً.
4) قد تتخلص المنشأة من الالات والمعدات المنخفضة الكفاءة لما تسببه من متاعب لها.
5) عندما ترغب المنشأة باستبدال المعدات والالات المستهلكة بمعدات جديدة.
مسوغات شراء الالات والمعدات الجديدة:

1) طول فترة بقاء الالات والمعدات الجديدة في خدمة المنشأة.
2) مسايرة التطور والتحديث في الصناعة.
3) انخفاض كلفة التشغيل والصيانة وضمان كفاءة الانتاج.
4) تأمين المواصفات المطلوبة من الالات والمعدات.
5) الاطمئنان الى كفاءة الاداء نتيجة للضمانات التي يعطيها المورد للمشتري.

صعوبات شراء الالات والمعدات المستعملة:

1) صعوبة تحيد حالة الالة المستعملة المعروضة للبيع.
2) صعوبة تحديد درجة كفاءتها وظروف التشغيل التي استخدمت في ظلها لدى البائع.
3) صعوبة اكتشاف بعض العيوب غير الظاهرة التي تظهر مع الوقت.
4) صعوبة معرفة السبب الحقيقي لاستغناء المنشأة عنها.

التصرف في الالات والمعدات المستهلكة:

1) بيعها لتجار المعدات المستهلكة.
2) بيعها الى مصانع اخرى تعمل في الصناعة نفسها.
3) استبدالها بالالات ومعدات جديدة.

اسباب استئجار الالات والمعدات:

1) قد يكون الغرض من استئجار الالة لمدى قصير.
2) عدم توفر الاموال اللازمة لشراء الالات والمعدات.
3) نتيجة لاثار التضخم، قد تعجز مخصصات الاندثار عن توفير القدر الكافي من الاموال لعملية استبدال الالة القديمة باخرى جديدة.
4) تتصف صناعة الالات والمعدات في بعض المجالات بسرعة كبيرة في التحديث والتطوير، الامر الذي يجعل مخاطر التقادم كبيرة.
5) قد يكون اسئجار الالة مقدمة لاتخاذ قرار بشرائها.

سلبيات استئجار الالات والمعدات:

1) احتمال ارتفاع الكلفة النهائية.
2) لا يمكن ادخال اي تعديلات على الالة لتحسين انتاجيتها خلال فترة التاجير.
3) احتمال تقادم بعض المعدات التي تم تاجيرها.

الوحدة الحادية عشرة

النقل:
في المنشأت التي يكون هيكلها التنظيمي متضمناً ادارة للمشتريات والمخازن فان هذه الادارة هي المسؤولة عن النقل.

اما في المنشأت الحديثة التي تكون فيها ادارة للمواد يكون هناك قسم خاص يسمى قسم النقل وهو المسؤول عن كل عمليات النقل التي تتم في المنشأة من وصول المواد والمستلزمات والسلع المختلفة في وقتها وفي مكان الحاجة اليها وباقل سعر ممكن.

مفهوم النقل:
هو الاداة التي عن طريقها يمكن التوسع في التجارة الداخلية والخارجية واستغلال الموارد البشرية والمادية التي لم تستغل سابقاً باتجاه زيادة الانتاج وتحسين نوعيته.

وهذا يعني ان النقل يؤدي الى ربط الاماكن المتباعدة وتوسيع السوق وزيادة منفعة المواد والسلع.

اهمية النقل:
ازدادت اهمية النقل في الوقت الحاضر فعن طريقه اصبح ممكناً ربط جميع المناطق الانتاجية في العالم ببعضها البعض.

مسؤوليات قسم النقل:

1) احتساب كلفة عمليات النقل.
2) اختيار الناقل وتحديد خط سير الشحنة.
3) دراسة تعريفات النقل وتحليلها.
4) دراسة واسطة النقل الملائمة واختيارها.
5) متابعة الشحنات.
6) القيام بخفض كلفة النقل عن طريق تجميع الشحنات.

شروط اديتور الشحن:

1) متى يتحمل المشتري المسؤولية.
2) من يتحمل كلفة الشحن.
3) من يقيم الدعوى ضد الناقل.

· " فوب " مصنع المشتري:
بموجب هذا الشرط يكون البائع مسؤولاً عن المواد والسلع المشحونة حتى يقوم الناقل بتسليم الشحنة الى مصانع المشتري.

لماذا تفضل بعض الادارات استخدام هذا الشرط؟
1) تحميل البائع مسؤولية اختيار الناقل وتحديد خط الشحنة.
2) تحميل البائع كلفة نقل الشحنة.
3) في حالة فقدان الشحنة او تعرضها للتلف فان المشتري لا يكون مسؤولاً عن المفاوضات التي تجري مع الناقل.

· " فوب " مصنع البائع:
تستخدم في المنشأت التي تتمتع ادارتها بدرجة كبيرة من الكفاءة والفاعلية، حيث تدقق في اختيار الناقل من جهة، وتحدد خط سير ملائم للشحنة من جهة ثانية وتراقب الشحنة في مرحلة النقل من جهة ثالثة. الامر الذي ينعكس بالنهاية على خفض الكلفة.

· " سيف "
وهو اكثر البيوع الدولية استعمالاً، ويتميز بان البائع يسلم البضاعة للمشتري في مكان الشحن، الا انه يلتزم بان يتولى عمليتي الشحن وعقد التأمين على البضاعة ضدد الاخطار من هلاك او تعييب. ويتميز هذا الشرط:
1) يصبح المشتري مالكاً للبضاعة بمجرد شحنها.
2) يتوجب على البائع ان يجري عقد النقل خلال فترة زمنية يحددها العرف التجاري بحسب طبيعة البضاعة وبلد المقصد وهي عادة شهران من تاريخ العقد في الحالات العادية، وثلاثة اسابيع في الحالات المستعجلة.
3) يتوجب على البائع ان يعقد ضماناً على البضاعة.
4) تشكل عملية الضمان والشحن جزء من عقد البيع.
5) يتوجب على البائع ان يحدد للمشتري واسطة النقل التي جرى عليها شحن البضاعة.
6) في مقابل ذلك يلتزم المشتري بدفع ثمن البضاعة وقسط التأمين واجور الشحن.

وسائط النقل:
كلما زادت سرعة وسيلة النقل التي تستخدم في نقل المواد والسلع كلما ارتفعت تكلفتها.

انواع وسائط النقل:
1) خاصة: هي قيام المنشأت الخاصة بامتلاك وسائط نقل خاصة بها.
2) عامة: هي عبارة عن تقديم خدمة النقل الى الجمهور العام وقد يتم هذا من خلال شركات تمتلكها الدول كما في حالة بعض مؤسسات النقل العام.
3) بعقود: هي عقود تبرم بين الناقل والمنقول اليه بعد اجراء مفاوضات للاتفاق، كما في المنشأت الصناعية الكبيرة.
متابعة الشحنات:

* تعقب امر الشراء: المتابعة والتأكد من ان المواد والسلع المطلوبة سوف تصل من المورد في المكان والزمان المتفق عليهما والعمل على تلافي كل ما من شأنه تاخير وصول الاصناف المطلوبة.

* طرق المتابعة:

* المحادثة التلفونية * المراسلات * الاتصالات الشخصية.

* تعديل امر الشراء: قد يتطلب الامر احياناً تعديل على البنود المثبتة في امر الشراء التي تتعلق بالكمية او النوعية او موعد التسليم ومكانه.

الخسارة والاضرار التي تلحق بالمواد المشحونة والمطالبات المتعلقة بذلك:

1) هلاك البضاعة: يتوجب على الناقل ان يسلم البضاعة المشحونة بكميتها التي تسلمها من الشاحن، فاذا اهلكت كلها او بعضها اعتبر مسؤولاً.

2) تعييب البضاعة: يحصل العيب في البضاعة عندما تصل كاملة من حيث الوزن او الكم ولكن بضرر اصابها من حيث نوعها. ( كان تصل الشحنة من الاقمشة ولكنها ممزقة ) ويعتبر الناقل مسؤولاً عن تعييب البضاعة اذا كانت وثيقة الشحن التي سلمها الشاحن خالية من كل تحفظ.

الاخطاء التي لا يسئل عنها الناقل:
1) القوة القاهرة او الحادث المفاجئ ( كالزوابع والاعاصير ).
2) خطأ الشاحن ( كعدم التغليف ).
3) إضراب العمال.
4) عيب البضاعة ( كتأثرها بالحرارة او الرطوبة او البرودة ).

عوامل تخفيض كلفة النقل:
1) حجم الشحنة.
2) المسار.
3) الوقت المتاح ونوع المادة المنقولة.
4) امكانيات التحميل والتفريغ وظروفهما.

ويمكن للمنشأة تخفيض كلفة نقل المواد والسلع من خلال:
· تجنب دفع كلفة الارضية.
· تجميع المواد والسلع المشتراة.

الوحدة الثانية عشرة

عقد الشراء:
الشراء هو تملك شئ لقاء مبلغ من النقود. ومن الناحية القانونية يكون الاهتمام مركزاً حول شخص البائع، واما من الناحية التجارية فان الاهتمام الاكبر يتركز حول شخص المشتري.

شروط عقد الشراء:

1) التراضي: ان يتوافق الطرفان، البائع والشاري، بان يبدي احد الطرفين رغبته بذلك فنقول انه "موجب" لانه هو الذي يبدي في البداية الرغبة بالتعامل مع الطرف الاخر، فاذا وافق الطرف الاخر نقول انه "قابل".
2) الاهلية.
3) المشروعية.

تعاقد الوكيل وقوانين بلده:
الشراء اما ان يباشر الراغب بالشراء شخصياً، او ان يكلف شخصاً اخر ينوب عنه في هذه المهمة.

الوكالة: وهي قيام شخص محل اخر في اجراء عملية قانونية، وشخصية الموكل هي المهمة لان الموكل هو الذي يصبح دائناً، وهو الذي يصبح مديناً، وليس الوكيل.

انواع الوكالة:
1) وكالة سمسرة.
2) وكالة تجارية عادية.
3) وكالة بالعمولة.

واجبات الوكيل التجاري:ان يتقيد بالتعليمات التي يتلقاها من موكله.

التعليمات التي يتلقاها تنقسم نوعين:
1) التعليمات الالزامية: فلا يحق للوكيل ان يخالفها الا في حالات استثنائية.
2) التعليمات الاختيارية او التوجيهية: فهي للاسترشاد، وبالتالي فيستطيع الوكيل التجاري ان يخرج عليها، اذا وجد ان مصلحة موكله تقتضي ذلك.

حقوق الوكيل التجاري:
1) العمولة.
2) المصروفات.

قوانين بلد الوكيل:
تظهر اهمية الموضوع في التجارة الدولية، حيث يكلف التاجر من بلد وكيلاً تجارياً في بلد اخر ليبرم صفقة من الصفقات. وبشكل عام فان القانون المطبق هو قانون ابرام العقد.

اعتبارات صعوبة الفحص والرفض:

1) الشئ الذي نشتريه موجود امامنا: وهي اسهل الحالات لتعيين الشئ وفحصه.
2) الشئ الذي نشتريه غير موجود امامنا: وهي الحالة الاكثر شيوعاً في البيوع المعاصرة، بين كبار التجار وبين المصانع والتجار.
وهناك اكثر من طريقة لتحقق هذا الغرض، نذكر منها:

· وصف المبيع: وذلك بان يبين البائع للمشتري خصائص ما يريد ان يبيع.
· البيع بالكتالوج (الدليل): هو التطبيق الحديث في التجارة الدولية لوصف المبيع.
· الشراء بالمسطرة (النموذج او العينة): وهي الطريقة التي تستعمل في التجارة الداخلية.
· الشرء بشرط المذاق: كما في المواد الغذائية والمشروبات.
· الشراء بشرط التجربة: كما لو اردنا شراء سيارة فمن حقنا ان نجربها، بعد ان نكون اعجبنا شكل المبيع وسعره.
· الشراء مع دفع العربون: وتحدث في بعض عقود الشراء، مثل شراء السيارات.

الكفالة ( الضمان ): هي ان يتعهد شخص ( اسمه الكفيل ) بان يبادر الى تنفيذ الالتزام على عاتق شخص اخر ( هو المكفول ).

شروط الكفالة:
1) ان يكون الكفيل كامل الاهلية.
2) ان تنظم وثيقة خطية بالكفالة.
3) ان يكون الدين الذي تكفله صحيحاً
4) ان تغطي الكفالة مبلغ الدين او جزء منه.

اثار الكفالة: تهدف الكفالة الى تسهيل مهمة الدائن للحصول على دينه، فانه من الطبيعي ان تكون مسؤولية الكفيل مرتبطة بوجود دين، فاذا انقضى الدين انقضت مسؤولية الكفيل ايضاً.

كيف نرجع على الكفيل؟

· في البداية عليه ان يتوجه الى مدينه ليطالبه بسداد الدين في تاريخ استحقاق الدين.
· اذا امتنع المدين توجب على الدائن انذاره بالطريقة القانونية.
· اذا استمر المدين بعدم الدفع، يتوجب على الدائن ان يرفع الدعوى على مدينه ويحصل على حكم قطعي ينفذه بقوة الدولة.

كيف يدفع الكفيل؟

1) اذا كانت الكفالة عادية من واجبك ان تطلب من الدائن ان يحصل دينه من المدين وان ترشد الدائن الى اموال المدين.
2) اذا كان الدين مكفولاً من عدة كفلاء، فان كل كفيل يسأل في حود نسبة الدين الى الكفلاء، ويستثنى من ذلك الكفلاء المتضامنون.
3) وفي كل الاحوال، يتوجب عليك قبل ان تدفع، ان تبلغ بالطرق الرسمية المدين الذي كفلته بالمطالبة التي وجهها اليك الدائن.

رجوع الكفيل: يستطيع الكفيل ان يرجع على من كفل بالمبلغ الذي دفعه، وبكل المصروفات التي تكبدها، واذا كا كفيلاً متضامناً، ودفع كامل المبلغ فان من حقه الرجوع على من كفل او ان يرجع على الكفلاء الاخرين.

الاختراع: هو ابتكار لانتاج صناعي جديد بذاته، اواكتشاف لطريقة جديدة للحصول على انتاج صناعي قائم.

حقوق المخترع: هو ملك لصاحبه يستفيد منه هو شخصياً من دون الاخرين استعمالاً واستثماره كأي ملك اخر الا انها مقيدة يقيدين وهما:

· ان يسجل اختراعه لدى الدولة التي هو فيها، وحصوله على براءة اختراع.
· ان هذه الملكية محددة بفترة زمنية، وهي خمسة عشر عاماً اعتباراً من تاريخ التسجيل.

التعدي على حقوق الاختراع: كل من تعدى على حقوق المخترع، يتعرض للمسؤولية الجزائية، كما يتعرض للمسؤولية المدنية وتكون المسؤولية بطلب التعويض.

الشراء بين التاجر وشراء غير التاجر من تاجر:

في عقود الشراء العادية – اي شراء مستهلك من تاجر، وشراء غير التاجر من غير التاجر – فانهم يلزمون بما اشتروا ولا يستطيعون الغاء الشراء، مبدئياً، الا اذا قبل الطرف الاخر بذلك.
فالبائع في هذه الحالة يستطيع ان يلزم المشتري بالعقد عن طريق القضاء.

اما في عقود الشراء بين التجار، فان الوضع مختلف كثيراً، فالتاجر حين يبيع او يشتري فهو يفعل ذلك من اجل الربح عن طريق تأمين حاجات السوق، ولذلك فان المتبايعين من التجار يعدلون في عقودهم، ويلغون الطلبيات، احياناً، اذا لم تعد مستلزمات السوق تستدعي الاستمرار في تنفيذ طلبية من الطلبيات.


التحكيم: هو قضاء خاص، يوجده الطرفان المتعاقدان، والامر المهم هنا، هو ان التحكيم لا يكون الا بالاتفاق.

الاتفاق على التحكيم: يجب ان يكون الاتفاق على التحكيم مكتوباً وموقعاً عليه، فكل اتفاق تحكيم لم يثبت بالكتابة لا قيمة له.

مسؤولية المشتري: يلتزم المشتري بدفع الثمن واستلام المبيع. واذا الشئ الذي اشتراه غير مطابق للاتفاق، فان من حق المشتري الفسخ والتعويض.

الثمن: هو المبغ النقدي الذي يجب ان يدفعه المشتري للبائع.

تحديد الثمن: يتم بالاتفاق بين البائع والمشتري. ويلعب العرض والطلب وسعر الكلفة دوراً بارزاً في هذا المجال.

متى يدفع الثمن؟ الثمن اما ان يكون معجلاً او مؤجلاً او مقسطاً، بحسب الاتفاق.

استلام المبيع وتسليمه: هي عملية قانونية مهمة، وذلك لانه وفي ضوء هذه العملية يتحدد ما اذا كان البائع والمشتري قد نفذا التزاماتهما ام لا.

اين نستلم ما اشترينا؟ يسلم البائع الشى الذي باعه الى المشتري في المكان الذي اتفق عليه. واذا لم يكن هناك اتفاق يسلم المبيع في المكان الذي كان فيه عندما شاهده المشتري.

النقص والزيادة في المبيع: هو امر يشاهد في عالم التجارة، حيث يرسل تاجر الى اخر شحنة، وعند الاستلام يكتشف النقص او الزيادة.

النفص المتعارف عليه تجارياً: وهو كثير الحدوث في البضائع التي تنقل بطريق البحر، فهي عرضة للنقص او الزيادة في حدود نسب متعارف عليها تجارياً.

جودة البضاعة المسلمة: السلع والبضائع من درجات مختلفة الجودة، فيجب ان يحدد العقد درجة الجودة التي تريد ان تتوفر فيما نشتري، واما اذا لم تحدد فالعقد صحيح، ولا يلزم البائع الا بتسليم المبيع من النوعية متوسطة الجودة.

[HFAYYAD]

حاولت ان ارفق الملف كاملاً ولكنني لم استطيع، فارسلته على اجزاء.
اتمنى ان تعم الفائدة على الجميع.
واتمنى من ادارة المنتدى المساعدة في شرح طريقة رفع الملفات او فتحها، حيث انني طلبت المساعدة في فتح ملف التنظيم والاساليب سابقاً، ولكن وللاسف دون مجيب لا من الادارة ولا من الاعضاء الكرام!؟!؟!؟.
ارجوا من الجميع ان يتقبل عتبي بهذا الشأن، لرغبتنا بان تعم الفائدة للجميع.
مع الشكر الجزيل.

الوحدة الثالثة عشرة

وظيفة التخزين: الهدف الاساسي لوظيفة التخزين هو تقديم خدمة للنشاط الانتاجي في المنشأت الصناعية وكذلك في منشأت الخدمات وللقوات المسلحة وفي الاجهزة الحكومية. ولها تأثير كبير في النشاط التسويقي.

اغراض التخزين:

1) التخزين قيمة مضافة لعناصر الانتاج:
يعد التخزين نشاطاً اقتصادياً إضافة الى كونه نشاطاً ادارياً وذلك لانه يحقق قيمة مضافة.
ان المفهوم العام لنشاط التخزين انه يعمل على تحقيق خدمة متمثلة في حفظ المواد والمحافظة عليها وصرفها للجهات المستفيدة، ونعني بتحقيق القيمة المضافة هنا، الفرق بين قيمة السلعة النهائية وبين قيمة المواد المشتراه.

2) التخزين يخدم الانتاج:
ترجع اهمية وظيفة التخزين الى الدور الذي تقوم به في توفير احتياجات الانتاج التي يتوقف عليها سير العمل في المنشأة. ان معدلات استخدام المواد لا تتفق دائماً مع معدلات استلام المواد.

3) التخزين هو الاحتفاظ بالمواد:
يعني الاحتفاظ بالمخزون لفترة طويلة والحفاظ عليه بحالته، فيتطلب توفير ظروف تخزين ملائمة بحيث يمكن حفظ هذه المواد من الفساد والتلف.
ولان عملية التخزين تمثل عنصر كلفة فيجب ان تكون هذه الكلفة اقل ما يمكن، وتزداد هذه النسبة كلما كان ثمن وحدة الحجم المكعب من المخزون قليلاً نسبياً والعكس.

عوامل مفردات الكلفة:
1) الفوائد على راس المال المستثمر على هيئة مخزون.
2) اندثار مباني المخزن ووسائل النقل الداخلي والمناولة.
3) الرواتب والاجور المدفوعة الى موظفي المخازن.
4) قيمة التالف والمفقود من المواد.
5) اقساط التأمين.
6) توفر ظروف خزن ملائمة كالاضاءة والتهوية والحرارة والرطوبة.

4) التخزين لتلبية احتياجات العملاء:
هذه المسألة لا تتم الا بوجود مخازن تحتفظ بالسلع، وبوجود نظام مخزني سليم كفؤ من حيث الرقابة على المخزون ومن حيث جدولة عمليات الصرف من المخازن.

اختصاصات ادارة المخازن:

1) استلام المواد: يعرف الاستلام بانه قبول المواد والمستلزمات الاخرى التي ترد الى المنشأة، ويتولى الاستلام في اغلب المنشأت الكبيرة قسم متخصص بالاستلام ضمن ادارة المخازن ويتولى العاملون فيه القيام بهذه المهمة، وبمجرد وصول المواد الى المخازن يقوم العاملون في قسم الاستلام باستلامها استلاماً مؤقتاً ثم فحصها فحصاً ظاهراً ومطابقتها مع القوائم المرفقة مع الشحنة.

تنقسم الشحنات التي يتم استلامها الى:
· شحنات من الموردين الخارجيين ( المحلي او الاجنبي ).
· شحنات من المخازن الاخرى.
· شحنات مرتجعة من ادارة الانتاج والادارات الاخرى.
· مخلفات الانتاج.

2) فحص المواد: بعد ان يتم تسلم المواد من قبل قسم استلام المواد، تبدأ عملية الفحص الدقيقة للمواد المستلمة، وقد يكون هناك قسم خاص يسمى قسم الفحص خصوصاً في المنشأت الكبيرة.

3) توصيف المواد وتبويبها وترميزها: توصيف المواد باعطاء مواصفات خاصة لكل مادة موجودة في المخازن، اما الترميز فهو اسلوب لتمييز المواد لاغراض التداول الداخلي باستخدام الحروف والارقام بطريقة نظامية مختصرة ودقيقة.

4) الاحتفاظ بالمخزون وتحقيق الوفرات: تتمثل المسؤولية الاولى لادارة المخازن في الاحتفاظ بكميات مناسبة من المخزون لمواجهة الانتاج.

5) المحافظة على المخزون: تعتبر المهمة الاساسية وتعنى بتهيئة الظروف المناسبة للتخزين ( كالتهوية والاضاءة والتكييف )، وكذلك العناية بمناولة المواد داخل المخازن ( وسائل نقل ومناولة داخلية حديثة ).

6) الرقابة على المخزون: هي الوسيلة التي بواسطتها يتم توفير وتدبير الكميات المناسبة في الوقت المناسب.

نواحي الرقابة على المخزون:
1) تقدير الاصناف والانواع الواجب تخزينها.
2) تحديد الكميات من كل نوع.
3) تنظيم استلام المواد الداخلة الى المخازن.
4) تنظيم العمليات الخاصة بصرف المواد من المخازن.
الاضرار الناتجة عن اهمال التخزين:

1) تعطيل لجزء من راس مال المنشأة في شكل مواد وسلع، ان عدم الاهتمام بدراسة المخزون واهماله ينتج عنه:

· اما زيادة حجم المخزون عن الحجم اللازم للمنشأة. ( مما يؤثر على بنود الانفاق الاخرى).
· اما انخفاض المخزون عن الحجم اللازم للمنشأة. ( مما يضطر المنشأة الى اتباع اسلوب الشراء السريع).

2) يمثل التخزين عنصر كلفة. فاذا زاد حجم المخزون عن المطلوب فان ذلك يتطلب استخدام مساحات تخزينية إضافية.

3) يمثل التخزين مجموعة من الاجراءات. التي تنعكس على استخدام الدورة المستندية، واهمال التخزين يترتب عليه اهمال المستندات والسجلات.

4) يرتبط التخزين كوظيفة بعلاقات مع الوظائف الاخرى داخل المنشأة. واهمال التخزين يؤثر على الادارات الاخرى وبالتالي على المنشأة ككل.


اختيار موقع المخزن: ليس من السهل اعطاء تفصيلات او طرق لاختيار موقع المخازن، والسبب يعود الى تباين طبيعة المنشأت.

* الموقع الجغرافي للمخازن داخل المنشأة:

اهم العوامل التي تؤثر على اختيار موقع المخزن داخل المنشأة:

1) مدى ارتباط المخزن باقسام المنشأة.
2) المساحة المخزنية.
3) طبيعة المواد المخزنة.

* الموقع الجفرافي للمخازن خارج المنشأة:

اهم العوامل التي تؤثر على اختيار موقع المخزن خارج المنشأة:

1) القرب من مراكز التوزيع.
2) القرب من الطرق الرئيسية.
3) توفر الارض المناسبة.

انظمة التخزين:

1) انظمة المخازن المغلقة: اماكن مغلقة لا يسمح بالدخول اليها لغير العاملين في المخازن، ويكون صرف المواد والسلع بموجب اذون معتمدة.

2) انظمة المخازن المفتوحة: يستخدم هذا الاسلوب من قبل المنشأت الصناعية الكبيرة التي تستخدم اسلوب الانتاج الكبير والمتكرر، اي ان انتاج هذه المنشأة مطلوب بشكل مستمر بالسوق، وعلى هذا الاساس يتم تخزين الكثير من المواد والاصناف في مكان قريب من مكان استخدامها.

التصنيف والترميز: اعداد دليل للمواد والاصناف المخزونة، بحيث يتضمن هذا الدليل بياناً وصفياً لكل صنف او مادة مخزونة، وكذلك يحتوي الدليل على الرموز.

اهداف الترميز:
1) امكانية تمييز المواد بدقة متناهية.
2) تسهيل انجاز عمليات الشراء.
3) تسهيل عمل الحاسوب.
4) تسهيل عملية الجرد.

تجهيزات المخازن:
1) الرفوف.
2) الصناديق.
3) المسطحات.
4) الاوعية المتداخلة.

معدات المخازن:

تصنف معدات المخازن حسب:
1) حسب مستوى حركتها:
· معدات تتحرك على مستوى الارض.
· معدات فوق مستوى الرأس.
· معدات يتغير مستوى سيرها.
· معدات تحت سطح الارض.

2) حسب اتجاه سيرها.
3) حسب مرونة تغيير اتجاهها.

تبعية المخازن:

ترتبط وظيفة التخزين ارتباطاً وثيقاً بادارات عديدة في المنشأة، وهناك عدة مسوغات لتبعية التخزين لها مثل:

1) تبعية التخزين لادارة الانتاج: نظراً لتأثيرها وعلاقتها المباشرة بها، وتعتبر كوظيفة خدمة لها حيث تقوم بتخزين احتياجاتها من المواد والمستلزمات.

2) تبعية التخزين لادارة المشتريات: يرى البعض بان وظيفة التخزين يجب ان تكون تابعة لادارة المشتريات وذلك للاسباب التالية:
· ان عملية الشراء والتخزين هما عملية واحدة.
· سهولة الاتصال والتنسيق والتعاون بين اجهزة الشراء واجهزة التخزين.
· الحركة المستمرة لاذونات الصرف التي يتم صرفها من المخازن.
· ان وظيفة التخزين هي وظيفة تموينية، وادارة المشتريات هي المسؤولة عن النواحي التموينية.
سلبياتها: الخوف من احتمال التلاعب والغش، على اعتبار ان الجهة التي تقوم بالشراء هي نفسها المسؤولة عن التخزين.

3) تبعية التخزين للادارة المالية: يرى البعض بان وظيفة التخزين يجب ان تكون تابعة للادارة المالية، حتى تتيح لهم الاشراف والرقابة على العمل المخزني وعلى الاخص عمليات الجرد، وحتى تتمكن من الحصول على البيانات اللازمة لها في تحديد معايير الكلفة.
ويمكن الرد على ذلك بان الادارة المالية بما لديها من سلطة مفوضة، لها ان تجري عمليات الجرد وتبدي رأيها في ذلك.

4) الادارة المستقلة للتخزين: البعض يرى ان وظيفة التخزين وظيفة متميزة كسائر الوظائف الاخرى في المنشأة.

ادارة المواد: هو الجمع بين وظيفتي الشراء والتخزين في ادارة واحدة.

اهمية ادارة المواد:
1) التنسيق في العمل بين الادارتين وازالة اوجه الخلاف بينهما وتحقيق اكبر قدر من التعاون.
2) سهولة نقل المعلومات والبيانات.
3) منع الازدواجية في العمل وفي السجلات.
4) السرعة في انجاز الاعمال.

ادارة المواد الفائضة والعادمة والتالفة:

انواع المواد الفائضة والعادمة والتالفة :

1) الفائض: يتكون من الخامات او الاجزاء او اية مستلزمات اخرى لازمة للتشغيل واصبحت زائدة عن الحاجة.
2) المرفوضات: تتكون من المواد والمنتوجات التي يكشف انها غير مطابقة للمواصفات.
3) الانقاض: تشمل انواع مختلفة من الاجزاء المعدنية التي فقدت صلاحيتها للاستخدام.
4) التالف: يشمل المواد والاجزاء التي تتلف خلال العمليات الانتاجية.
5) مخلفات الموجودات الثابتة: تشمل انواعاً من الموجودات التي لم تعد صالحة للاستخدام.
6) الفوارغ ومخلفات الطرود: تشمل انواعاً عديدة من الاصناف التي يمكن الاستفادة منها باعادة استخدامها او بيعها.

اسباب ظهور المواد الفائضة والعادمة والتالفة :

1) زيادة كميات المواد والاجزاء المشتراة عن الحدود الواجبة.
2) الغاء بعض العمليات الانتاجية بعد شراء الاحتياجات اللازمة لها لاسباب فنية.
3) يؤدي الشراء مقدماً في اغلب الاحيان الى ظهور فائض في المواد.
4) التغيير في مواصفات السلع وتصميمها.
5) الاستغناء عن بعض المعدات الرأسمالية خلال الفترة المقدرة لاستخدامها بسبب تقادمها التقني.
6) طبيعة العمليات الانتاجية، حيث تتعرض المواد الخام والاجزاء لعمليات انتاجية مختلفة حتى تصبح سلعاً تامة الصنع.

دور ادارة المشتريات في التصرف بالمواد الفائضة والعادمة والتالفة :

1) يمتلك رجال الشراء خبرة واسعة باسواق المواد والمعدات.
2) يختلف بيع الفوائض والمخلفات بشكل كبير عن مجالات البيع.
3) للمخلفات الناتجة عن العمليات الانتاجية اسواق ومشترون، وهي اقرب الى اسواق المواد الخام.

الوحدة الرابعة عشرة

المخزون: هو عبارة عن جميع موجودات المنشأة من المواد الخام والاجزاء نصف المصنعة ومهمات التشغيل والصيانة والمنتوجات التي تحت التشغيل وقطع الغيار والمنتجات التامة الصنع.

انواع المخزون:
1) مخزون المواد الخام.
2) مخزون الاجزاء نصف المصنعة.
3) مخزون مهمات التشغيل والصيانة.
4) مخزون المنتوجات تحت التشغيل.
5) مخزون قطع الغيار.
6) مخزون المنتوجات التامة الصنع.

وظائف المخزون:
1) ان وجود المخزون وتوفره يزيد من مرونة العملية الانتاجية داخل المنشأة وكفاءتها.
2) ان مخزون الاصناف والاجزاء التي يتم صنعها داخل المنشأة يمكنها من استغلال القوى العاملة والمعدات الموجودة بشكل كفوء.
3) ان وجود المخزون من السلع التامة الصنع يساعد المنشأة على تقديم افضل الخدمات.
4) ان وجود مخزون خاضع لنظام رقابة فعال يساهم في تحقيق الربحية للمنشأة.

الرقابة على المخزون: هو الوسيلة التي يمكن من خلالها توفير احتياجات المنشأة من المواد الخام والاجزاء والاصناف بالكمية والنوعية المحددة مقدماً في الزمان والمكان المناسبين.

فعاليات واساليب الرقابة على المخزون:
1) تقدير الاصناف والانواع الواجب تخزينها.
2) تحديد الكميات التي يجب تخزينها.
3) استلام وتنظيم الاصناف والمواد الواردة الى المخازن.

أهمية الرقابة على المخزون:
1) عدم وصول اي مادة من المواد المخزونة الى حالة النفاذ.
2) عدم تكديس كميات كبيرة من مخزون المواد والسلع.
3) ان لا تتكرر الطلبيات للكميات الصغيرة وذات الكلفة المرتفعة.
4) محاولة جعل وصول الشحنات الجديدة في وقت نفاذ المخزون منها.


شروط الرقابة على المخزون:

1) اختيار النظام المناسب لترميز المواد.
2) وضع قواعد خاصة لاختيار الاصناف.
3) تحديد اسلوب صرف المواد وطريقته.
4) تحديد مستويات المخزون.
5) تحديد الاجراءات البديلة.

اسباب الاحتفاظ بالمخزون:

1) بسبب احتمال تأخر استلام المواد المطلوبة في الاوقات المحددة.
2) ان الشراء بكميات كبيرة لكل طلبية من شأنه الحصول على اسعار مناسبة.
3) بسبب التغيير المستمر في برامج الانتاج.
4) ان زيادة كمية المخزون وزيادة كلفة الاحتفاظ به يمكن التغلب عليها من خلال الوفورات التي يمكن الحصول عليها باتباع سياسة الانتاج على مدى واسع.
5) قد تضطر المنشأة للاحتفاظ بالسلع التامة الصنع لفترة من الوقت خصوصاً عندما يكون هناك توقعات في ارتفاع الاسعار.

انظمة الرقابة على المخزون:

1) نظام الرقابة المستمر: يستخدم في المشروعات ذات الانتاج الكبير والتي تستخدم الانتاج النمطي المستمر للسلع نفسها.

2) نظام الرقابة الدوري: يعتمد على عامل الزمن، حيث يتم على اساس وضع جدول دوري لمراجعة الارصدة لمستويات المخزون.

خصم الكمية: هو عبارة عن تخفيض في الاسعار عند قيام المنشأة بالشراء بكميات كبيرة.

مخاطر الشراء بالكميات الكبيرة:

1) يترتب عليها تعطيل جزء من رأس المال المستثمر.
2) تحتاج الى مساحات اضافية للتخزين.
3) سياسة الشراء السليمة تعتمد على اساس الشراء بالكمية الاقتصادية.

نقطة اعادة الطلب: هي النقطة التي يصل عندها مستوى المخزون حداً يتطلب اصدار امر توريد لكمية جديدة من الصنف.


عوامل طلب كمية المخزون الاحتياطي:

1) بعد الموردين ودرجة الاعتماد عليهم.
2) اهمية المادة او الصنف والمشكلات المترتبة على نفاذها.
3) كلفة المادة والوضع المالي للمنشأة.
4) سرعة التذبذبات في الطلب.
5) مقدار تلف الخزين اثناء الخزن.
6) طريقة نقل المادة.

المهمات التي يتولاها الحاسوب في مجال الرقابة على المخزون:

1) يتولى القيام بعملية مراقبة تسلسل ارقام المستندات وطبع ارقامها.
2) يتولى القيام بعملية جمع الكميات التفصيلية.
3) يتولى عملية التأكد من صحة الترميز.

مميزات استخدام الحاسوب في الرقابة على المخزون:

1) تقليل حجم الاستثمارات في المخزون.
2) تزويد المستويات الادارية بمعلومات دقيقة.
3) توفير الاصناف في الوقت المناسب.
4) تقليل حجم العمالة المستخدمة.
5) الحصول على تقارير مختلفة عن حركة المخزون.
6) مساعدة الادارة في اتخاذ القرارات المناسبة.
7) انجاز الاعمال المطلوبة بكفاءة اعلى.

[احمد درابيع]

اخي العزيز
مشكور على رفعك للملخص
سيتم اصلاح المشكلة التي في ملخص
التنظيم واساليب خلال دقائق

[HFAYYAD]

الاخ احمد

الف شكر على اهتمامك

بالتوفيق ان شاء الله

[الطموحة]

الله يسعدك ويجزيك الخير يسلمو كتير طيب والوحدات الاولى في الها تلخيص؟

[ono_20102010]

شكرن على هذا الموضوع يا اخى

[هذا اناا]

اشكرك اخي الكريم بعنف هذا ما كنت ابحث عنه واشكرك مره اخرى