مادة أتمتة المكاتب
السلام عليكم ،، تحية طيبة إلى كل اعضاء هذا المنتدى //
لقد قمت بتلخيص جزء من مادة أتمتة المكاتب وان شاء الله تكون مفيدة بالنسبة الكم ،،
معلش البرنامج امتداد doc مش فلاش ...
عفوا ,,, لايمكنك مشاهده الروابط لانك غير مسجل لدينا [ للتسجيل اضغط هنا ]
أتمتة المكاتب
اتخاذ القرارات يعتبر النشاط الرئيسي للإدارة على اختلاف مستوياتها.
العملية الإدارية: مجموعة الوظائف التي يقوم بها المديرون لإدارة موارد المؤسسة. وظائف الإدارة هي: التخطيط، والتنظيم، والتوجيه (القيادة)، والرقابة، والتوظيف وتنمية الكفاءات.
العوامل التي أدت إلى ازدياد أهمية إدارة المعلومات هي:
1- توسع وزيادة تعقيد أعمال مؤسسات الأعمال في الوقت الحاضر.
2- التحسن المستمر في قدرات الحاسوب.
المستويات الإدارية هي:
1- المستوى الإستراتيجي.
2- مستوى الرقابة والتحكم الإداري: يختص بالأنشطة قصيرة الأجل، ويجمع هذا المستوى بين المهام الرقابية والتخطيطية، إلا أن المهام الرقابية هي الغالبة.
3- مستوى التحكم في العمليات: الوظيفة الرئيسية للإدارة في هذا المستوى هي عملية رقابية، مع جزء بسيط من التخطيط قصير المدى.
- التخطيط : تحديد أهداف المؤسسة.
مراحل العملية الإدارية (مراحل اتخاذ القرارات حسب نظرية سايمون):
1- الفعاليات الاستخبارية.
2- الفعاليات التصميمية (تصميم الحلول).
3- الفعاليات الاختيارية (اختيار الحل الأفضل).
القرارات تصنف إلى صنفين:
1- قرارات قابلة للبرمجة (مهيكلة).
2- قرارات غير قابلة للبرمجة (غير مهيكلة).
يتلخص دور المعلومات في المؤسسات بما يلي:
1- دعم العمليات التشغيلية.
2- دعم الأنشطة الإدارية.
يجب أن يتوفر في المعلومات: الدقة والشمولية والحداثة.
تتضمن نظم معلومات الإدارة ثلاثة أنشطة رئيسية:
1- إنشاء التقارير.
2- عمليات التقصي واسترجاع البيانات.
3- تحليل البيانات.
تقارير نظام المعلومات يمكن تصنيفها إلى ما يلي:
1- التقارير المجدولة.
2- التقارير غير المجدولة.
3- التقارير الخاصة (الاستثنائية).
4- التقارير التفصيلية.
أتمتة المكاتب: استخدام الآلات والأجهزة في أداء مهام المكتب المادية التي كانت تؤدى في السابق يدوياً بواسطة الإنسان.
ومن أمثلة أتمتة المكاتب: البريد الإلكتروني، معالجة النصوص، الجداول الإلكترونية.
الأفراد والعاملين في المكاتب هم:
1- المديرون على اختلاف مستوياتهم.
2- الموظفون.
3- الإداريون العاديون.
4- الإداريون التنفيذيون.
5- المهنيون.
6- السكرتارية.
أنظمة معالجة البيانات : تؤدي الوظائف المحاسبية في المؤسسة.
أنظمة دعم القرارات: إنتاج معلومات إدارية.
أنظمة أتمتة المكاتب: توصيل المعلومات إلى الأشخاص الموجودين في المؤسسة.
أنظمة المعلومات المختلفة عرفها رايموند مكليود كالتالي:
1- أنظمة معالجة المعاملات.
2- أنظمة دعم القرارات.
3- أنظمة أتمتة المكاتب.
تصنف وظائف أو أنشطة المكتب إلى ثلاثة مجالات:
1-تخزين المعلومات واسترجاعها.
2- معالجة البيانات.
3- الاتصالات.
الأتمتة : العمل الآلي دون تدخل الإنسان مثل الصراف الآلي.
أتمتة المكاتب (Office Automation): عملية إدخال الأجهزة الميكانيكية والكهربائية والإلكترونية إلى المكاتب من أجل مساعدة الإداريين في إنجاز أعمالهم وتحسين إنتاجيتهم مثل الآلة الحاسبة والفاكس والهاتف والحاسوب.
المكتب الافتراضي (Virtual Office): إمكانية أداء الأعمال من المنزل عن طريق البريد الإلكتروني واللقاءات الإلكترونية والفاكس.
تصنف أنشطة أنظمة أتمتة المكاتب إلى الأنظمة الفرعية التالية:
1- أنظمة إدارة الوثائق: معالجة النصوص، معالجة الصور، النشر المكتبي.
2- أنظمة التراسل: الفاكس(الناسوخ)، البريد الإلكتروني.
3- أنظمة المؤتمرات البعدية:المؤتمرات السمعية، المؤتمرات المرئية.
4- أنظمة دعم المكاتب:برمجيات العمل الجماعي، برمجيات تنظيم المكتب.
الأرشفة من أهم وظائف نظام إدارة الوثائق.
الفاكس: جهاز ينقل صوراً طبق الأصل.
صورة المستند – جهاز الفاكس - قناة تناظرية – جهاز الفاكس – مستند أصلي.
البريد الإلكتروني: هو استخدام شبكات الحاسوب التي تسمح بإرسال وتخزين واستلام الرسائل (أي أن التراسل يتم بين المراكز الإلكترونية في الشبكات، سواء المحلية أو واسعة الانتشار).
ما يميز البريد الإلكتروني:
1- ليس بالضرورة في المستقبل أن يكون متواجداً على الخط عند إرسال البريد الإلكتروني.
2- البريد الإلكتروني أكثر أمناً من الخدمة التي تقدمها الرسائل المطبوعة.
3- يمكن إرسال الرسالة بسرعة إلكترونية تبلغ ثلث سرعة الضوء.
البريد الصوتي من مزاياه:
1- لا يحتاج الشخص إلى الكتابة.
2- توفير الوقت والجهد.
المؤتمرات المرئية: لها ثلاث تشكيلات ممكنة لعقد المؤتمرات المرئية:
1- صوت وصورة في اتجاه واحد.
2- صوت وصورة في اتجاهين: أكثر فاعلية لكن تكلفته باهظة.
3- صورة في اتجاه واحد وصوت في اتجاهين.
المؤتمرات الحاسوبية: من مزاياها : إمكانية المشاركة في أي وقت بالمؤتمر.
من سلبياتها: طول فترة المؤتمر وترك الباب مفتوحاً.
العمل عن بعد: يتميز بالاقتصاد في الوقت وتوفير وسائل النقل ومساحات المكتب.
برمجيات تنظيم المكتب تحوي ما يلي:
1- برمجية دفتر الملاحظات.
2- التقويم الزمني.
3- ملف البطاقات.
4- الساعة والتاريخ.
5- الآلة الحاسبة.
معايير انتقاء أسلوب الأتمتة المناسب:
1- الجانب المادي(الاقتصادي).
2- الجانب الزمني لأسلوب الأتمتة.
3- الكفاءة والفاعلية في أسلوب الأتمتة.
الحاسوب : عبارة عن جهاز الكتروني يقوم بتنفيذ سلسلة من التعليمات المخزنة بداخله، بسرعة ودقة، للحصول على نتائج المعالجة.
وظائف الحاسوب:
1- إدخال البيانات بطرق متعددة:مثل استخدام لوحة المفاتيح.
2- معالجة البيانات: إجراء العمليات الحسابية والمنطقية.
3- تخزين واسترجاع البيانات.
أنواع الحزم البرمجية هي:
1- حزم معالجة النصوص: مثل Microsoft Word.
2- حزم تراسل البيانات: مثل E-Mail .
3- حزم تحليل البيانات: مثل Microsoft Excel.
4- حزم تخزين البيانات واسترجاعها.
5- الحزم البرمجية المتكاملة: مثل Microsoft Office.
برمجيات التطبيقات العامة تصنف إلى ما يلي:
1- برمجيات تطبيقات الأعمال: مثل برمجيات المحاسبة.
2- برمجيات تطبيقات علمية: مثل الرياضيات.
3- برمجيات تطبيقات أخرى: مثل البرامج الطبية.
البرنامج : هو أسلوب أو طريقة لحل مشكلة مكتوبة، على شكل خطوات، بلغة يفهمها الحاسوب، أو تترجم عن طريق مترجم خاص.
الكيان المادي (Hardware) يتكون من عدد من الوحدات الأساسية هي:
1- وحدة المعالجة المركزية.
2- الذاكرة الداخلية.
3- وحدات الإدخال والإخراج والتخزين.
وترتبط هذه الوحدات معاً من خلال شبكة من ناقلات البيانات وإشارات التحكم.
وحدة المعالجة المركزية تتكون من جزأين أساسيين هما:
1- وحدة الحساب والمنطق.
2- وحدة التحكم.
دورة المعالجة تتكون من عدد العمليات هي:
1- إحضار التعليمة من الذاكرة الداخلية.
2- تفسير التعليمة لمعرفة ماهيتها.
3- تنفيذ التعليمة وتخزين نتيجة التنفيذ في الذاكرة الداخلية.
- يطلق على أجهزة الإدخال والإخراج والتخزين الأجهزة المحيطية (Peripheral device).
أجهزة الاتصال مثل المودم : يحول الإشارات الرقمية في الحاسوب المرسل إلى إشارات تناظرية في الشبكة ومن ثم إلى إشارات رقمية عند المستقبل، والمازج الذي يحول الإشارات المتعددة المختلفة السرعة إلى عالية السرعة وثابتة، ثم يعيدها إلى وضعها الأصلي قبيل استلامها من الجهاز المستقبل.
يمكن تصنيف برمجيات الحاسوب إلى ما يلي:
1- برمجيات النظم: نظم التشغيل والترجمة والتأليف.
2- برمجيات التطبيقات: برمجيات المحاسبة.
3- لغات البرمجة: لغات برمجة إجرائية مثل باسكال وفورتران، ولغات برمجة غير إجرائية مثل الجافا.
شبكات الحاسوب: هي مجموعة من الحواسيب المتصلة معاً بهدف الاشتراك في استخدام البرمجيات ونقل البيانات والمعلومات فيما بينها.
هناك نوعان من شبكات الحاسوب:
1- الشبكات المحلية (LAN).
2- الشبكات واسعة الأرجاء (WAN).
وشكرا هايل
06-14-2008, 04:37 PM
مادة أتمتة المكاتب 
العرض العادي
